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    高校仪器设备信息化建设怎么推且看清华大学建设经验

    找准症结信息化建设迫在眉睫

    作者:柏玲 发布于:2019-07-03 11:51:59 来源:2018年中国棒球联赛
      “我们学校建立了一个采购与招标工作领导小组,由主管校领导及负责工程、货物、服务采购与招标工作的各个职能部门负责人组成,统筹协调全校的采购与招标工作,基建规划处、资产管理处、实验室与设备处、后勤管理处分工负责基建类、房屋装维修及物业服务类、仪器设备类、后勤综合类采购与招标的归口管理工作。”清华大学实验室与设备处处长黄开胜向政府采购信息报记者介绍。
     
      据了解,实验室与设备处的设备采购及资产管理业务量很大。截止目前设备及家具在库资产超过105亿。2018年设备采购申请19580单,采购金额14.3亿。2018年试剂材料11万单,采购金额1.5亿。涉及范围广,全校100多个二级单位,上万个种类。清华大学实验室与设备处有五个科室来负责相关的业务:设备科负责预算、购前论证、合同、外贸、验收;采购与招标管理办公室负责设备家具类采购执行;化学安全办公室负责试剂材料类采购执行;资产科负责资产建账、盘点、变动、处置;实验室科负责开放共享。
     
      黄开胜认为,设备从前期预算编制、论证、采购执行、合同审核签署、合同执行,到建账、使用、处置,业务流程很长,需要信息的打通。据他介绍,清华大学采购及资产管理信息化建设做得比较早,1998年建立了资产管理系统,2006年建立了购置审批系统,2014年建立了大型仪器设备开放共享平台,2017年建立了试剂材料管理系统。但是上述原有系统是彼此独立的,信息没有打通,而且相当多的业务??榛姑挥薪械缱踊芾?。具体来讲,原有系统有六个痛点。
     
      一是资源整合少。采购审批与执行库、评标专家库、合同库、资产库、供应商库的数据没有完全实现电子化。比说,采购合同需要保存15年,由于没有实现电子化,查找合同特别费事;评标专家库信息不全等等,存在一系列问题。
     
      二是统计功能弱。各系统入口不统一,数据标准不一致,在年终上报政府采购统计报表时很难整合数据。
     
      三是信息传递差。业务不同阶段,采购经办人及管理部门经手人各不相同,无法保证信息完整性和准确性。
     
      四是表格文档多。各环节之间没有实现已有数据的自动提取和共享,数据重复填报的情况比较突出。
     
      五是师生跑腿多。预算、论证、申请、审批、采购执行、合同签署、到货验收、资产建账,各流程之间没有做到顺畅衔接。每一个环节都要让师生跑一趟,到年底尤其紧张,“我们办公室在二层,有时候队伍都排到了一层”。
     
      六是等待时间长。多级审批,还需线下纸制公文流转,需要等待较长时间。
     
      此外,原来的信息系统,采购节点还未做到有效控制。2018年,公开招标项目198项,非招标106项,采购金额约8亿,仅采购申请审批及资产建账有线上记录。2018年,签订外贸合同1200余份,系统上仅记录简单的派单、合同及办理免税等业务的结果,外贸办理进程没有实现信息化,采购人对于外贸进程不掌握。
     
      采购有法定时间节点,如《中华人民共和国招标投标法》规定,自招标文件 <https://www.baidu.com/s?wd=%E6%8B%9B%E6%A0%87%E6%96%87%E4%BB%B6&tn=SE_PcZhidaonwhc_nGPAgmjz&rsv_dl=gh_pc_zhidao>开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,最短不得少于二十日。即使采购申请审批非常顺畅,采购人在我们的指导下编制采购招标文件非常迅速,一个招标项目从提出申请到开标,往往要花费30天以上的时间。评标、签订合同也要花费时间,有时评标时出现废标的情况,还得重新来过。遇上外贸业务,合同执行期更长。如果采购一个几千万的磁共振设备,采购周期真的有可能需要一年的时间。
     
      “大家觉得很奇怪,为什么会这么长时间?处里解释,时间不是耽误在我们这儿,但是网上没有痕迹,有苦没处诉。”黄开胜说,作为一个窗口部门,作为一个服务部门,要把采购和执行的进程摆出来,职能部门和师生共同努力,提高采购效率,这就需要加快步伐推进信息化建设。

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